Dein Zeitmanagement-Methodenkoffer: ALPEN-Methode 🏔️

Wie immer im Methodenkoffer schauen wir uns heute gemeinsam an, wie du die ALPEN-Methode praktisch in deinem Alltag anwenden kannst: weniger Theorie, ganz viele Anwendungsbeispiele! Denn Wissen allein nützt uns gar nichts, wenn wir nicht in die Umsetzung kommen.

Inhalt

1. ALPEN: Die Methode und ihre Anwendung
2. a) Methodenbeschreibung
3. b) Wer hat’s erfunden?
4. c) Vor- und Nachteile der Methode
5. Tagesplanung mit der ALPEN-Methode
6. ALPEN im Haushalt: Mehr Struktur für die Arbeit rund um das Zuhause
7. Reisen/ Ferien planen mit der ALPEN-Methode
8. Erfolgsfaktoren bei der Anwendung der ALPEN-Methode: Darauf solltest du achten!

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🏔️ ALPEN: Die Methode und ihre Anwendung

Die ALPEN-Methode ist eine einfache und effektive Technik, um deinenTag zu planen und produktiver Dinge zu erledigen. Sie besteht aus fünf Schritten, deren Anfangsbuchstaben das Wort ALPEN ergeben:

1. Aufgaben aufschreiben: Notiere alle Aufgaben, die du erledigen möchtest - einfach so, wie sie dir in den Sinn kommen, ohne Struktur oder Sortierung.
2. Länge schätzen: Schätze die Zeit, die du für jede einzelne Aufgabe voraussichtlich benötigen wirst.
3. Pufferzeiten einplanen: Plane genügend Pufferzeiten für unerwartete Unterbrechungen und Pausen ein. Genügend bedeutet hier, dass du ca. 60% deines Tages für Aufgaben verplanst und 40% offen lässt - für Aufgaben/Termine, die länger dauern und für Austausch, den üblichen Schnack an der Kaffeemaschine oder ähnliches. (Wie realistisch das ist? Dazu schreibe ich später noch etwas!)
4. Entscheidungen treffen: Priorisiere deine Aufgaben und entscheide, welche am wichtigsten sind. An dieser Stelle bringst du deine Aufgabenliste nun zum ersten Mal in eine Reihenfolge - und erhältst eine klare Indikation, womit du anfangen solltest.
5. Nachkontrolle: Überprüfe am Ende des Tages, welche Aufgaben erledigt wurden und welche nicht.

Du siehst, kein Hexenwerk und nichts unfassbar Neues, dass du noch nie gehört hast. Der Zauber liegt auch hier in der Struktur und - Überraschung - in der Routine, es wirklich regelmäßig im Alltag so umzusetzen.

Wer hat’s erfunden?

Die ALPEN-Methode wurde von dem deutschen Zeitmanagement-Experten und Autor Lothar J. Seiwert entwickelt und hat sehr viel Popularität erlangt. Ich denke, dass das daran liegt, dass in der Methode verschiedene Elemente eines guten Zeitmanagements miteinander kombiniert werden - unter anderem auch, um wirklich realistisch einschätzen zu können, wieviel wir an einem Tag schaffen können.

Vor- und Nachteile der ALPEN-Methode

Die Vorteile liegen für mich sehr eindeutig auf der Hand: In einem Brain Dump schreibe ich alle Aufgaben auf und erleichtere damit meinen Metal Load, im nächsten Schritt führe ich einen Realitätscheck durch und weise allen Aufgaben eine Dauer zu - wahrscheinlich stelle ich an dieser Stelle schon fest: das passt alles nicht in einen Tag und nehme mir in der Folge weniger vor.

Ich bin ein großer Fan von realistischem Zeitmanagement und dem Ablegen von völlig überhöhten Ansprüchen an uns selbst - dabei kann die ALPEN-Methode sehr hilfreich sein!

Kommen wir aber auch mal zum aus meiner Sicht größten Stolperstein: den 40% Puffer, die einzuplanen sind. Ich habe schon an vielen Stellen geschrieben, dass gute Planung „Dehnungsfugen“ braucht - aber 40%?! In der Theorie mag das optimal sein, in meiner Realität ist 40% Puffer in einem Alltag einer selbstständigen Working Mom einfach nicht realistisch. Ich habe mir deshalb eine pragmatischere Puffer-Planung angewöhnt: Ich plane jeden Tag eine „Überlauf-Stunde“ ein - für Dinge die länger dauern oder aufwändiger sind. Und ich plane mit der Pomodoro-Methode bewusst Pausen für mich ein - so wird mein Tag nicht zu voll und ich habe trotzdem noch ein wenig Planungsspielraum.

🗂️ Anwendungsfall 1: Tagesplanung mit der ALPEN-Methode

Mit der ALPEN-Methode lässt sich jeder Tag - egal ob im Büro, Home Office oder Care Arbeit - effektiv strukturieren. Hier ein Beispiel, wie du sie anwenden kannst:

1. Aufgaben aufschreiben: Als erstes notierst du alle Aufgaben, die du erledigen möchtest. Sei gründlich und nimm alles auf, was dir in den Sinn kommt - und: mache das am besten schon am Vorabend, damit du morgens direkt loslegen kannst.
2. Länge schätzen: Schätze realistisch, wie lange du für jede Aufgabe benötigen wirst. Beachte dabei auch die Zeit für feste Termine, Fahrtstrecken und deine Mittagspause / kleine Pausen.
3. Pufferzeiten einplanen: Ziehe von deinem Tag/ den verfügbaren Stunden für Arbeit einen „Puffer“ ab - ich nehme eine Stunde. Das hilft dir, flexibel zu bleiben und auch Unvorhergesehenes einbauen zu können.
4. Entscheidungen treffen: Priorisiere deine Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit. Beginne mit den wichtigsten Aufgaben, um sicherzustellen, dass du deine wesentlichen Ziele erreichst. Sortiere nun deine Liste nach Priorität.
5. Nachkontrolle: Am Ende des Tages überprüfst du, was du geschafft hast. Feiere deine Erfolge und überlege, wie du die nicht erledigten Aufgaben am nächsten Tag angehen kannst. Dokumentiere, was gut lief und was optimiert werden kann - und: schreibe dir auf, was die tatsächliche Dauer der einzelnen Aufgaben war. Das hilft dir, realistischer zu planen.

🏡 Anwendungsfall 2: ALPEN im Haushalt - Mehr Struktur für die Arbeit rund um das Zuhause

Wenn man die Methode ein wenig variiert, kann man sie wunderbar auch zur gemeinsamen Haushaltsorganisation einsetzen - oder um Hausarbeit fair aufzuteilen! Denn auch hier hilft es enorm, das man mit der ALPEN-Methode einen realistischen Blick auf den echten Arbeitsaufwand erhält.

1. Aufgaben aufschreiben: Erstellt gemeinsam eine Liste mit allen täglich/wöchentlich anfallenden Haushaltsaufgaben sowie eine Extra-Liste mit Sonderaufgaben, die erledigt werden müssen, aber nicht regelmäßig anstehen. Seid hier wirklich spezifisch - „Küche machen“ kann vieles heißen und ist im späteren Schritt schwieriger zu priorisieren.
2. Länge schätzen: Überlegt, wie lange jede Aufgabe in Anspruch nehmen wird - und schätzt gerne großzügig.
3. Pufferzeiten einplanen: Diesen Schritt variieren wir für das Thema Haushalt ein wenig! Statt einen Haushaltstag mit Pufferzeiten zu planen, überlegt ihr an dieser Stelle nun für jede Person in eurem Haushalt: Wieviel Zeit hat der- oder diejenige jeden Tag für Hausarbeit zur Verfügung?
4. Entscheidungen treffen: Setzt klare Prioritäten - für den Haushalt bedeutet das: Was sind „Must Do’s“, was nur „Nice To Do’s“ - und markiert die entsprechenden Aufgaben entsprechend, bevor ihr sie einer Person zuweist. So könnt ihr an vollen Tagen im Zweifel den Fokus auf die Must Do’s legen.
5. Nachkontrolle: Ich würde euch hier zu einer wöchentlichen Nachkontrolle raten - besprecht gemeinsam, was erledigt worden ist, was liegenblieb, und wie ihr eure Planung für die kommende Woche verbessern könnt.

Denkt daran: Nur weil etwas nicht beim ersten Mal funktioniert, ist nicht direkt der komplette Plan schlecht - gerade, wenn es um den Haushalt geht, muss man manche Dinge einfach auch ausprobieren und (seien wir mal ganz ehrlich…) auch einüben.

🌍 Anwendungsfall 3:Reisen/ Ferien planen mit der ALPEN-Methode

Die Sommerferien stehen hier in NRW gerade vor der Tür - in einigen Bundesländer ist sogar schon frei: Zeit, dass wir auch mal über die Planung unserer freien Zeit reden, oder? Bei mir war es früher oft so, dass ich in freie Woche hineingestolpert bin, ganz viele Ideen und Pläne im Kopf hatte - und letztlich NICHTS davon gemacht habe. Dass das zu viel Unzufriedenheit geführt hat, muss ich nicht sagen, oder? Die ALPEN-Methode kann dabei auch hilfreich sein:

1. Aufgaben aufschreiben: Ok, nennen wir es hier nicht Aufgaben! Du hast freie Zeit vor dir - und bestimmt ganz viele Dinge im Kopf, die du tun möchtest. Aufgaben rund ums Zuhause, dein Hobby und schöne Unternehmungen oder Zeit für dich. Schreib das einmal alles auf - am besten unterteilt in Arbeit & Vergnügen, damit du auf Ausgewogenheit achten kannst.
2. Länge schätzen: Schätze die Zeit, die du für jeden Punkt auf deiner Liste benötigst.
3. Pufferzeiten einplanen: Auch hier brauchen wir keine Pufferzeiten. Drucke dir stattdessen einen Wochenplan für die Ferienwochen aus (z.B. kostenfrei auf der Kalenderpedia) und trage dort alle bereits verplanten Tage/Termine ein.
4. Entscheidungen treffen: Verteile Punkte an die Dinge, die auf deiner Liste stehen - was ist wie wichtig? Welche Unternehmungen möchtest du (oder möchtet ihr) unbedingt machen? Sortiert Aufgaben und Ideen entsprechend ihrer Wichtigkeit und verteilt sie auf die verschiedenen Tage des Wochenplans.
5. Nachkontrolle: Setzt euch zur Ferienhalbzeit einmal zusammen und schaut noch einmal auf  euren Ferienplan - hat alles geklappt, wie geplant? Falls nein: Passt die zweite Hälfte des Plans doch noch einmal gemeinsam an!

🏅 Erfolgsfaktoren bei der Anwendung der ALPEN-Methode: Darauf solltest du achten

• Die Aufgaben, die du dir für deine ALPEN-Methode vornimmst, sollten klar abgegrenzt und präzise formuliert sein. Du kannst dich an folgender Faustregel orientieren: Ist eindeutig erkennbar, wann die Aufgaben komplett erledigt ist? Falls ja, ist das To Do präzise formuliert.
• Sei wirklich ehrlich, wenn es um die Dauer einer Aufgabe geht. Es bringt gar nichts, wenn du hier einträgst, wie lange du gerne hättest, dass eine Aufgabe dauert - wenn du eigentlich schon ahnst, dass es mehr Zeit braucht.
• Eine Aufgabe dauert länger als 60 Minuten? Dann solltest du sie in kleinere Aufgaben aufteilen - so kannst du dich leichter motivieren!
• Pausen sind nicht optional! Puffer für Aufgaben die länger dauern, ist gut. Aber eine Pause ist kein Puffer, den du nutzen kannst, um Aufgaben zu Ende zu bringen - Pausen sind Pflicht!

• Finde jeweils eine Anwendungsmöglichkeit für die Methode in deinem Arbeitsalltag und in deiner Freizeit und probiere sie aus.
• Dokumentiere deine Arbeit mit der Methode hinterher kurz - in deinem Notizbuch oder, falls du journalst, in deinem Journal: Wie hat das für dich funktioniert? Wie fühlst du dich mit der ALPEN-Methode - bist du damit produktiver und zufriedener?

Hier geht es zum Downloadbereich: Du findest hier alle bisher veröffentlichten PDFs thematisch sortiert zum Herunterladen. Die Dokumente liegen in “pcloud”, das ist ein Anbieter der ähnlich funktioniert wie Dropbox. Du musst nichts installieren und kein Passwort eingeben, der Link gibt die Datei frei.

Ich hoffe, dieser Beitrag hilft dir, die ALPEN-Methode besser zu verstehen und in deinen Alltag zu integrieren. Viel Erfolg beim Ausprobieren und Optimieren deines Zeitmanagements!

Noch eine kleine Bitte, wenn du hier schon länger mitliest, und die Beiträge hilfreich findest: Ich würde gerne auf der Steady-Seite meines neuen Blogs ein paar anonymisierte O-Töne meiner Steadies einbinden - um genauer zu erklären, wo die Steady-Mitgliedschaft unterstützen kann. Falls du Lust hast, mir ein paar Sätze zu schreiben, freue ich mich!

Liebe Grüße - wir lesen uns nächstes Wochenende wieder,

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